Procedura zgłoszeń wewnętrznych w MAOBI GROUP Sp. z o. o.

§ 1 Wstęp

  1. Na podstawie art. 25 ust. 1 i ust. 2 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) ustala się w MAOBI GROUP SP. Z O.O. Procedurę zgłoszeń wewnętrznych, określającą zasady zgłaszania naruszeń prawa, podejmowania działań następczych oraz ochrony sygnalistów.
  2. Przyjmowanie zgłoszeń jest elementem bezpiecznego zarządzania i zwiększa efektywność wykrywania nieprawidłowości.
  3. Procedura została ustalona po konsultacji z przedstawicielami pracowników.
  4. Każdy pracownik jest zobowiązany do zapoznania się z treścią Procedury i jej przestrzegania.

§ 2 Definicje

  • Procedura – niniejsza procedura zgłoszeń wewnętrznych.
  • Podmiot/Pracodawca – MAOBI GROUP SP. Z O.O.
  • Zespół – jednostka odpowiedzialna za przyjmowanie zgłoszeń i działania następcze.
  • Sygnalista – osoba dokonująca zgłoszenia naruszenia prawa.
  • Zgłoszenie – ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa.
  • Osoba, której dotyczy zgłoszenie – osoba wskazana w zgłoszeniu jako naruszająca prawo.
  • Działanie następcze – działania weryfikacyjne i eliminacyjne po zgłoszeniu.
  • Kanał zgłaszania – techniczne i organizacyjne rozwiązanie do zgłaszania.
  • Działanie odwetowe – działania naruszające prawa Sygnalisty w związku ze zgłoszeniem.

§ 3 Dokonywanie zgłoszeń

  1. Zgłoszenia przyjmuje HR Manager lub osoba upoważniona przez Zarząd.
  2. Zespół działa bezstronnie i niezależnie.
  3. Zespół wyłączony, gdy dotyczy go zgłoszenie.
  4. Sygnalista może zgłaszać poprzez:
  5. Elementy zgłoszenia:
    • Data i miejsce naruszenia
    • Opis sytuacji
    • Wskazanie osób zaangażowanych
    • Świadkowie
    • Dowody
    • Preferowany kontakt
  6. Zgłoszenia muszą być w dobrej wierze.
  7. Świadome fałszywe zgłoszenia podlegają odpowiedzialności karnej i pracowniczej.
  8. Zgłoszenia anonimowe nie są dopuszczalne.

§ 4 Naruszenia prawa podlegające zgłoszeniu

  1. Działania lub zaniechania naruszające prawo.
  2. Dotyczą m.in.:
    • Korupcji
    • Zamówień publicznych
    • Finansów
    • Ochrony środowiska
    • Transportu
    • Ochrony danych osobowych
    • Bezpieczeństwa żywności
    • Praw człowieka
  3. Zgłoszenie dotyczy także podejrzenia naruszenia.

§ 5 Analiza zgłoszenia, postępowanie wyjaśniające

  1. Dostęp do kanałów zgłoszeniowych ma tylko Zespół.
  2. Po otrzymaniu zgłoszenia następuje weryfikacja i możliwa komunikacja z Sygnalistą.
  3. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni.
  4. Możliwość odstąpienia od postępowania przy bezspornym braku podstaw.
  5. Postępowanie wyjaśniające prowadzone niezwłocznie.
  6. Możliwość zaangażowania konsultantów zewnętrznych.
  7. Informacje zwrotne w terminie do 3 miesięcy.
  8. Rekomendacje naprawcze lub dyscyplinujące po uznaniu zasadności zgłoszenia.
  9. Negatywna weryfikacja skutkuje poinformowaniem zainteresowanych stron.

§ 6 Zakaz działań odwetowych

  1. Zakaz działań odwetowych wobec Sygnalisty.
  2. Ochrona rozszerzona na osoby pomagające Sygnaliście.
  3. Represje traktowane jako naruszenie Procedury.
  4. Przykłady działań odwetowych:
    • Wypowiedzenie umowy
    • Obniżenie wynagrodzenia
    • Odmowa awansu
    • Mobbbing, zastraszanie
    • Dyskryminacja
    • Inne formy niekorzystnego traktowania
  5. Ciężar dowodu spoczywa na Pracodawcy.
  6. Sygnalista działający w złej wierze traci ochronę.
  7. Możliwość roszczenia odszkodowawczego za zgłoszenia w złej wierze.

§ 7 Dane osobowe

  1. Ochrona tożsamości Sygnalisty.
  2. Obowiązek zachowania poufności.
  3. Ujawnienie tylko na podstawie obowiązku prawnego.
  4. Usuwanie danych nieistotnych w terminie 14 dni.
  5. Zasady przetwarzania danych znajdują się w załącznikach 1 i 2.

§ 8 Rejestr zgłoszeń

  1. Każde zgłoszenie rejestrowane w Rejestrze Zgłoszeń.
  2. Za prowadzenie rejestru odpowiada Zespół.
  3. Zakres rejestru:
    • Numer zgłoszenia
    • Przedmiot zgłoszenia
    • Dane osobowe stron
    • Daty i działania następcze
  4. Okres przechowywania: 3 lata po zakończeniu sprawy.

§ 9 Informacje o zgłoszeniach zewnętrznych

  1. Możliwość zgłoszenia do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego.
  2. Zgłoszenie zewnętrzne nie wyklucza ochrony.
  3. Pracodawca zachęca do korzystania z Procedury wewnętrznej.

§ 10 Postanowienia końcowe

  1. Za adekwatność i skuteczność Procedury odpowiada Zarząd MAOBI GROUP.
  2. Ocena skuteczności co najmniej raz na 3 lata.
  3. Kierownicy jednostek organizacyjnych odpowiadają za zapoznanie pracowników z Procedurą.
  4. Manager HR odpowiada za szkolenia.
  5. Procedura wchodzi w życie 9 maja 2025 r.
  6. Publikacja Procedury na stronie maobi-group.com oraz w PeopleForce.
  7. W sprawach nieuregulowanych stosuje się odpowiednie przepisy prawa.